Kein Mensch gründet mit dem Plan, zwölf Software-Abos zu haben. Es passiert trotzdem, und zwar immer nach demselben Muster: Ein Problem taucht auf, ein Tool löst es, das Tool kostet „eh nur 9 Euro im Monat”. Das wiederholt sich alle paar Wochen, jedes einzelne Abo ist vernünftig begründet, und nach zwei Jahren fließen jeden Monat ein paar hundert Euro an ein Sammelsurium von Diensten, von denen die Hälfte kaum genutzt wird. Ich audite solche Stacks beruflich, und der Moment, in dem der Kunde die Summe zum ersten Mal auf einem Blatt sieht, ist verlässlich der unangenehmste des Termins.
Dieses Kapitel ist dafür da, dass du diesen Termin nie brauchst.
Warum Abos sich so gut verstecken
Abos sind psychologisch perfekt gebaut: Der Einzelbetrag ist zu klein, um weh zu tun, die Abbuchung läuft automatisch, und gekündigt wird „irgendwann, wenn mal Zeit ist”. Dazu kommt das Jahresabo mit Rabatt, das sich still verlängert, und das Gratis-Tool, das nach dem Ende der Testphase mit deinen Daten drin plötzlich Geld will. Einzeln ist das alles harmlos. In Summe ist es ein Fixkostenblock, der wächst, ohne dass je wer eine Kaufentscheidung getroffen hätte.
Die Rechnung, die man sich einmal ehrlich machen sollte: Ein Abo kostet seinen Monatspreis mal die Jahre, die du das Geschäft betreibst. Die 12-Euro-Design-App ist über fünf Jahre ein 720-Euro-Werkzeug. Der Standard-Stack aus Website-Baukasten, Google Workspace, Zoom, Canva und Mailchimp liegt schnell bei 60 bis 80 EUR im Monat (grobe Hausnummer, Stand 2026, bei größeren Mailinglisten mehr), also 3.600 bis 4.800 EUR über fünf Jahre. Für diese Summe kann man viel Eigentum kaufen.
Die drei Sorten Werkzeug
Beim Aufbau des Werkzeugkastens hilft eine einfache Sortierung:
Kernwerkzeuge sind die, mit denen du dein Geld verdienst und in denen deine Geschäftsdaten leben: E-Mail, Dateiablage, Buchhaltung, das Fachwerkzeug deiner Branche. Hier zahlt sich die souveräne Wahl am meisten aus, weil hier der Exit am teuersten ist. Für diese Kategorie gilt das volle Programm aus Kapitel 7: Export prüfen, EU-Hosting bevorzugen, Exit-Weg notieren.
Hilfswerkzeuge benutzt du regelmäßig, aber es lebt nichts Unersetzliches darin: Videocalls, Terminbuchung, Bildbearbeitung. Hier darf die Wahl pragmatischer sein, und hier lohnt der Blick auf Open Source am meisten, weil die freien Alternativen (Jitsi, Cal.com, GIMP, Inkscape und viele mehr) längst erwachsen sind und den Abo-Zähler gar nicht erst erhöhen.
Einmal-Werkzeuge brauchst du für ein Projekt und dann nie wieder. Eiserne Regel: Monatsabo statt Jahresabo, Kalendereintrag zum Kündigen am Tag des Abschlusses. Ein Abo, dessen Kündigung nicht terminiert ist, ist ein Dauerabo.
Und quer über alle drei Sorten: Kaufen schlägt mieten, wo es die Option gibt. Für etliche Kategorien existiert noch klassische Kauf-Software oder Open Source ohne laufende Kosten. Ein gekauftes Werkzeug amortisiert sich meist innerhalb von ein, zwei Jahren gegen das Abo-Pendant.
Der Standard-Stack und seine Alternativen
Die konkreten Empfehlungen pro Kategorie, mit Preisen und Anbietern, stehen gesammelt in Kapitel 7. Hier deshalb nur das Prinzip an einem Beispiel durchgespielt, der Bürosoftware:
Der Default ist Google Workspace oder Microsoft 365, gemietet ab rund 6 bis 12 EUR im Monat pro Nutzer, Daten in der US-Cloud, Exit mittel bis schmerzhaft. Die souveräne Alternative: Nextcloud bei einem EU-Hoster für die Dateien plus LibreOffice lokal, zusammen je nach Speicherplatz rund 5 bis 9 EUR im Monat, Daten in der EU, Exit trivial. Der Unterschied im Komfort ist nach einer Woche Eingewöhnung klein, der Unterschied in Kosten und Kontrolle bleibt für immer.
Diese Rechnung wiederholt sich in fast jeder Kategorie: Die souveräne Wahl ist selten die bequemste am ersten Tag, aber fast immer die billigere und robustere ab dem ersten Jahr.
Die kleinen Helferlein: QR-Codes, Kurzlinks und Linktree
Eine Kategorie rutscht bei jedem Aufräumen durch, weil sie so harmlos wirkt: die Gratis-Helferlein rund ums Marketing. QR-Code-Generatoren, Link-Verkürzer, Linktree. Alle drei haben dasselbe Geschäftsmodell, und es arbeitet gegen dich: Dein Publikum wird über eine fremde Domain umgeleitet, und dort wird mitgelesen.
QR-Code-Generatoren sind der Klassiker unter diesen Fallen. Viele QR-Code-Dienste, gerade die mit Scan-Statistik im Angebot, erzeugen standardmäßig „dynamische” Codes: Der Code zeigt auf die Domain des Generators, erst von dort geht es weiter zu deiner Seite. Damit protokolliert der Anbieter jeden einzelnen Scan, und es kommt schlimmer: Der Code funktioniert nur, solange der Anbieter mitspielt. Etliche Dienste stellen die Codes nach der Testphase ab und verlangen dann ein Abo, gern zu dem Zeitpunkt, an dem der Code längst auf Flyern, Speisekarten oder der Autotür gedruckt ist. Dann zahlst du, in welcher Höhe auch immer, weil Neudrucken teurer wäre. Die souveräne Variante kostet nichts: ein statischer QR-Code, der direkt auf deine Domain zeigt. Den erzeugt jedes offene Werkzeug, lokal oder als Open-Source-Webtool, er gehört niemandem und läuft ewig.
Link-Verkürzer wie bit.ly spielen dieselbe Mechanik: Jeder Klick läuft über den Dienst und wird dort protokolliert, und stirbt der Dienst oder hängen deine Links an einer dort gemieteten Kurzlink-Domain, sterben alle Kurzlinks, die du je verteilt hast, auf einen Schlag. Selbst wenn die Links weiterlaufen: Ändern kannst du sie ohne Konto nie wieder. Wenn du kurze, merkbare Links brauchst, leg sie auf deiner eigenen Domain an: deinedomain.at/angebot als Weiterleitung ist auf jedem Hosting in Minuten eingerichtet, und die Klickzahlen liefert deine eigene, cookiefreie Analytics gleich mit.
Linktree und Verwandte sind die kurioseste der drei Fallen, weil das Produkt eine einzige simple Webseite ist. Du bezahlst, mit Daten oder Abo, dafür, dass dein wertvollster Werbeplatz, die eine anklickbare Zeile im Social-Media-Profil, auf eine fremde Domain zeigt. Dort bekommt dein Publikum fremdes Branding und fremde Tracker serviert, und die Statistik darüber, wer sich für dich interessiert, gehört dem Anbieter. Die souveräne Variante ist eine Unterseite deiner eigenen Website: deinedomain.at/links, gebaut in einer halben Stunde, im eigenen Design.
Der gemeinsame Nenner, und deshalb steht das Thema in diesem Kapitel: Diese Dienste kosten scheinbar nichts und kassieren das Wertvollste, das dein Marketing hat, den direkten Weg zwischen deinem Publikum und deiner Domain. Jeder gedruckte QR-Code und jeder verteilte Link ist eine kleine Investition, und die soll auf deine Adresse einzahlen (Kapitel 2), auf keine fremde.
Das Werkzeug-Inventar: eine Viertelstunde im Quartal
Die wichtigste Gewohnheit aus diesem Kapitel ist unspektakulär: Führe eine Liste deiner Werkzeuge. Eine simple Tabelle reicht: Tool, Zweck, Preis pro Monat, Jahresbetrag, Kündigungsfrist, Exit-Weg. Einmal im Quartal eine Viertelstunde durchgehen und drei Fragen stellen:
- Hab ich das in den letzten drei Monaten benutzt?
- Gibt es das inzwischen als Open-Source- oder EU-Alternative?
- Steht die Summe unten noch in einem vernünftigen Verhältnis zu dem, was das Geschäft verdient?
Wer diese Liste von der Gründung weg führt, bei dem entsteht der wuchernde Abo-Stapel gar nicht erst. Und falls du diesen Text liest, während der Stapel längst da ist: Genau dieses Inventar ist auch der erste Schritt beim Aufräumen, ob du es selbst machst oder machen lässt.
Der Werkzeugkasten wäre damit sortiert. Als Nächstes kommt das Thema, das viele Gründungen vor sich herschieben, bis es teuer wird, und das mit den richtigen Entscheidungen aus den bisherigen Kapiteln fast von selbst erledigt ist: die DSGVO.